2024. 1. 3. 13:53ㆍ업무생산성 Productivity
2018년부터 사내에서 업무용으로 Microsoft Teams를 활용하고 있는데, 예전에는 기능들이 많이 불편했기에 기본적인 채팅만 활용했다.
툴덕후인지라 Trello를 비롯, Asana, Notion, monday.com 등 웬만한 업무생산성 관리 툴들에 대해서는 모두 시도해봤다고 할 정도로 툴 떠돌이 생활을 했는데, 그간 MS가 많은 업데이트를 이루었다.
2023년부로 많은 기능들이 업데이트 되면서 이제는 다른 업무 툴들을 굳이 따로 찾을 필요 없이, 팀즈 하나로 사용이 가능하다.
[외부 툴이 아닌, Microsoft Teams를 통한 통합업무관리 장점]
- 사내에서 정보를 모두 통제하고 관리할 수 있다.
- 기록이 남기 때문에 퇴사자 / 보직이동자 발생 시에도 업무 인수인계가 용이하다.
- 생각보다 많은 기능들이 업데이트 되었기에, 외부 툴을 사용하지 않고도 다양한 업무 생산성 도구들을 활용할 수 있다.
- 사내 커뮤니케이션을 위한 채팅 기능부터, 자료 공유를 위한 OneDrive 기능, 공동작업기능 (이건 아직 불편), Planner 기능 활용 가능
오늘은 특히 Planner 기능에 대해서 공유하고자 한다.
🔦 Microsoft Teams Planner 기본 기능 소개
1. 버킷 만들기
- '버킷' 은 쉽게 말하면 업무 덩어리, 혹은 프로젝트라고 보면 된다.
- 특정 프로젝트를 덩어리로 버킷이라고 두고, 그 안에 그 프로젝트에 관련된 모든 업무들을 더하면 된다.
2. 할 일 (Task) 더하기
- 해당 프로젝트 안에서 해야할 일들을 세분화해서 '할 일(task)'로 더하면 된다.
- 이 때, 기한 (Due Date)을 설정하고, 누구에게 배정할 것인지도 지정할 수 있다.
- 플래너 탭이 개설된 채널 상에 있는 모든 인원들을 자유롭게 배정할 수 있으며, 만약 내 개인 채널일 경우, 나만 지정이 된다.
3. 액션 아이템 더하기
- 할 일(Task)을 더 쪼개어 Action items들을 하위 할 일들로 지정할 수 있다.
- 예를 들면, 'B팀 인수인계'라는 버킷 안에, 'A 프로젝트 진행상황 공유'라는 할일을 추가하고,
그 아래에 'A 프로젝트 관련 담당자 인수인계 미팅 소집' 'A프로젝트 2023년 진행 상황 사업보고서 작성' 등으로 쪼개둘 수 있다.
4. 다양한 보기 설정 통해 손쉽게 관리하기
- 우측 상단에 보면, 할 일들을 List / Board / Charts / Schedule로 볼 수 있다.
1) 목록List:
버킷에 들어가 있는 모든 업무들을 목록화해서 볼 수 있다. 업무가 많을 때 한 눈에 보기 편함.
2) 보드Board:
버킷별로 분류하는 것으로, 버킷 상에서 어떤 업무들이 들어가 있는지 구분해서 보기가 편하다.
3) 차트Charts:
차트는 업무 진행 상황 및 완수율에 대해 보다 시각적으로 정리한 보기 페이지로, 특히 여러 명의 팀원들이 있을 때 각자 어떻게 업무 진행이 되고 있는지, 팀 전체의 업무 생산성 수준의 개선 여부를 파악할 때 유용하다.
4) 스케줄Schedule:
어떻게 보면 가장 유용한 탭으로, 각 업무들에 배정된 기한을 달력 상으로 표시해주어, 업무 일정 관리를 하는 것에 매우 용이하다.
이 정도의 기본 기능만 활용하더라도 팀즈 플래너는 개인을 비롯, 팀 간 업무 관리에 매우 유용하다고 볼 수 있다.
사실 이 기능들이 Trello에서 잘 구현되어 있었고, 그래서 나도 예전에는 트렐로를 활용했던 것이 기억난다.
마소에서 많이 공들여서 Trello에서의 대부분을 기능을 거의 복사한듯...
이쯤 되면 트렐로는 살아남기 위해서 또 어떤 장점을 또 다각화했을지도 궁금하다. (다음 포스팅 글감..?)
💡 Ellica's Take-away Points
- Teams Planner 기능이 엄청 향상되었고, Trello와 같이 칸반형 업무생산성 툴들의 기능들을 대부분 구현했다.
- 프로젝트를 버킷으로 설정하고, 각 버킷 내 할 일 및 할 일 내 세부 액션 아이템 관리가 용이하다.
- 다양한 보기(View)를 통해, 일정관리, 효율성 관리, 통합 목록을 통한 진행상황 파악이 가능하다.